投稿者: オフィスや事業所の業務効率化を目的として機器の導入を検討する際、印刷やコピー、スキャン、ファクスといった複数の機能を1台でまかなうことができる複合タイプの機械が選ばれることが多い。多機能な装置は省スペース性や作業フローの簡略化を図る点で非常に有用であり、多様な業種や規模の事業拠点で導入が拡大している。一方、本体の購入は初期投資が比較的大きくなるため、導入手段としてリース契約が利用されることが一般的である。リース契約とは、所定の機械を一定期間にわたり貸与し、その期間中に月額で定められた料金を支払う方式を指す。この方式では契約期間満了後に機械を返却することが原則であり、期間中は所有権が貸与側に留保される仕組みとなる。
初期に大きな支出をせずとも高性能な機器を利用できるメリットがあるため、資金を他の分野に回したい企業や、小規模ながら業務効率化を図りたい事業者にも支持されている。月額のリース料金には、機器本体のレンタル代のみならず、点検や修理、消耗品の供給など一部のサポートコストが組み込まれている場合が多い。サポートの範囲や金額は契約内容により異なるので、利用開始前に細かい条件を確認することが重要となる。さらに、リース会社側が機器の交換やバージョンアップ提案も積極的に行うことが多く、技術が進歩した場合でも最新の機能と安定性を維持しやすいことは大きな利点といえる。主な機能としては、一般的なプリントアウトやコピーの機能に加え、原稿の電子化を簡単に行えるスキャン機能、データ送信や読み込みに便利なファクス機能が統合されていることが多い。
複数の工程をワンステップで処理できるため、従来個々の専用機器で行っていた作業をまとめて効率化できる。たとえば書類のスキャンからメール送信までを一台で完結できるため、多忙な事務作業の負担を低減し生産性の向上につながりやすい。導入の際によく検討されるポイントとして、毎月発生するコストの内訳や、使用枚数ごとに設定されるカウンター料金が挙げられる。リースの月額負担に加え、印刷枚数の多寡によってトータルコストが大きく変動するケースもある。大量出力を想定している場合や、逆に稼働頻度が低い場合は、それぞれに応じたプランや機種を探していくことが求められる。
契約期間は一般的に5年前後で設定されており、その期間が満了すると新機種への切り替えや再リース、もしくは機器の返却など複数の選択肢が発生する。新たな機能や性能を試したい場合には更新手続きを行い、新しい機種へのリースを結ぶことも可能である。また、不要となった機械の処分を自ら行わなくてもリース会社が回収してくれるという点も、オフィス運用担当者から支持される理由の一つである。一方で、リース契約はあくまで長期間の契約であるため、途中解約に制限やペナルティが設けられる場合がある。導入前には契約内容を十分に吟味し、自社の業務計画や今後の必要性を見越して検討するのが望ましい。
短期間や数ヶ月単位での利用を希望する場合には、別の形態のレンタルサービスを選択する方法もあるが、そのメリット・デメリットを比較しながら選定を進める必要がある。複合タイプの機器は、日々の業務において可動率の高い中心的な存在となることが多いため、万が一のトラブルでも迅速なサポート体制が重要視される。リースの場合は契約に保守やサポートが含まれるため、専任の担当者による定期メンテナンスや、通常の故障時に速やかな修理対応が受けられる点で安心感がある。利用する規模や業務スタイルに合わせて、導入前にサービスの対応範囲や緊急時の連絡体制などを確認しておくことが欠かせない。またコスト面では、毎月発生する経費を平準化できることで資金計画が立てやすくなる。
導入時に一括で大きな支出を避けられるだけでなく、月々の支払いを固定化することにより他の経費とのバランス調整が容易になるのも導入を後押ししている要素の一つである。一方で、総額では購入の場合より割高となることもあるため、長期利用の就業形態や将来的な業務拡大・縮小まで念頭においたうえで、リースと購入どちらがより自社にとって適しているのかという視点で慎重に選択することが肝要である。結果的に、事業活動の中で不可欠な書類やデータのやり取り、保管、管理を円滑に進めるうえで、多機能な機械は大量のタスクを一元管理し、生産性やセキュリティ、コスト管理という複数の側面で大きな貢献をもたらす。リースプランや月額費用、サポート体制など諸条件を細かく検討しながら、自社の業態や将来像にとって最適解を導くことが、業務効率化に向けた大切な一歩となる。オフィスや事業所で業務効率化を図る際、印刷・コピー・スキャン・ファクスなど多機能を1台に集約した複合機の導入が進んでいる。
省スペースや作業の簡略化、複数工程の一括処理が可能など、業務の生産性向上に大きく寄与するため、多様な業種や規模で需要が拡大している。初期投資を抑えつつ高性能機器を利用できるリース契約が主流となっており、月額料金には点検・修理などのサポート費を含むプランも一般的だ。リース期間満了時には機器の入れ替えや返却など柔軟な選択肢があり、不要な機器の処分もリース会社が担うため、運用担当者の負担軽減にもつながっている。しかし、リースは長期契約で途中解約に制限がある場合も多いので、業務計画や使用頻度を十分見極めた上で契約内容やサポート範囲を確認することが重要である。コスト面では月額経費の平準化や資金計画の立てやすさが魅力だが、長期利用では総額が購入より高くなる場合もあり、自社に最適な選択を慎重に行う必要がある。
複合機のリース導入にあたっては、コストやサポート、将来の業務拡大・縮小までを踏まえ、最適な運用体制を構築することが効果的な業務効率化の鍵となる。